EXCELでプルダウンを作る方法を解説!

PC・ビジネススキル

EXCELやアンケートなどで文字を入力するときに、めんどくさいな~と思うことはありませんか?

私は、とても面倒くさいと思ってしまいます。

もしあなたがEXCELを管理する側であれば、使用者の負担をできるだけ減らしてあげるのが仕事ですよね。

そんな時におすすめなのがプルダウンの挿入で、以下のようなメリットがあります。

■入力の手間が省ける(使用者のメリット)
■モバイル端末からも入力が容易(使用者のメリット)
■入力規則が統一される(管理者のメリット)
■集計が容易になる(管理者のメリット)
 
ぜひ当記事を読んで、プルダウンの使い方をマスターしていってくださいね。
やーまん
やーまん

当記事ではプルダウンの基本編4つと応用編1つを紹介します。

とても簡単なので、ぜひこの機会に覚えて

仕事の効率を向上させていただければと思います!

 

基本編①:文字で入力する方法

手順1:データタブにあるデータの入力規則を選択

手順2:入力値の種類はリストを選択し、元の値に表示したい選択肢を入力
※この時、選択肢①と選択肢②の間は、半角で「,」を入力します

やーまん
やーまん

たったこれだけでプルダウンの完成です。

簡単ですよね。

この手法は、選択肢が少ない場合におすすめです。

基本編②:記入してあるデータを使う方法

やーまん
やーまん

基本編②の操作は、基本編①とほとんど変わりません。

基本編①よりも、選択肢が多い時におすすめの手法です。

手順1:基本編①と同様

手順2:入力値の種類はリストを選択し、元の値の右側をクリックします

手順3:事前にリスト化しておいたセルの範囲を選択します

以上3つのSTEPで、プルダウンが完成します!

基本編③:名前を定義して使う方法

やーまん
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基本編③は、データに名前定義して管理する方法です。

プルダウンの作成だけではなく、関数の入力などでも役に立ってくれますので、覚えておいて損はない技術です。

手順1:数式タブの名前の定義を選択

手順2:名前と参照範囲を選択

手順3:データの入力規則を選択し、元の値に「=セルの名前」を入力

以上3つのSTEPで、プルダウンの作成が完了します!

基本編④:リストを削除する方法

やーまん
やーまん

基本編④は、プルダウンリストを削除する方法です!

たった1手順で削除は完了します。

手順1:データの入力規則を選択し、左下のすべてクリアを選択。

応用編:プルダウンリストを連動させる方法

やーまん
やーまん

最後は、プルダウンを連動させる方法をご紹介します。

例えば、以下のような出身地管理表を埋めていくとすると

出身都道府県を47個の選択肢から選ぶのは大変ですよね。

そんな時は、出身地方と連動させることで選択肢を減らすことが出来ます。

 

 

名前を定義する

基本編③でご紹介しましたが、EXCELではセルに名前を付けることが出来ます。

今回は、以下の通り名前を付けてみました。

自分が名前を付けたセルは、数式タブの名前の管理を選択することで確認できます。

九州、四国、中国、近畿のそれぞれに名前を付けたうえで、それら4つのセルを連ねて”出身地方”という名前をつけました。

INDIRECT関数を使用する

さて、ここから本題のプルダウンの作成に取り掛かります。

まずは、出身地方の列にプルダウンを作成します。
基本編③で紹介したように、名前を入力してプルダウンを作ってみましょう。

続いて、出身都道府県の列にプルダウンを作成します。

ここで出てくるのが、INDIRECT関数です!

セルD6を選択し、元の値に「INDIRECT(C6)」と入力します。

※元の値は~というポップアップが出ますが、「はい」を選択してください。

以上で、プルダウンの連動は完了です♪

例えば、四国を選ぶと四国の県だけが表示されるようになりました!

最後に

プルダウンの作成方法はお分かりいただけましたでしょうか?

EXCELやPowerPointで分からない点があれば、写真付きで詳しく解説させていただきますので、お気軽にコメントくださいね!

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